Warum ist Zeitmanagement wichtig?

Glaubt man den jüngsten Erhebungen von LinkedIn und der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK), dann fehlt es beinahe jedem vierten Deutschen vor allem an einer Sache: Zeit. So gaben im kürzlich veröffentlichten „Opportunity Index 2020“ gleich 23 Prozent aller Befragten an, ihnen mangle es neben der Arbeit an Zeit, die Dinge zu tun, die sie gern tun möchten.

Keiner Zeit keine Chance geben

Das Ergebnis der Untersuchung unterstreicht nur einmal mehr, wie wichtig Zeitmanagement tatsächlich ist und wie sehr wir unser Leben mit der richtigen Zeitplanung positiv beeinflussen könn(t)en. 

Doch wie funktioniert Zeitmanagement überhaupt? Gibt es womöglich gar eine Erfolgsformel für mehr Freizeit in unserem Leben? Eben das möchten wir in diesem Artikel genauer beleuchten. 

Außerdem stellen wir simple, aber praktische Lösungen vor, mit denen sich jeder Alltag auf effektive Weise so strukturieren lässt, dass am Ende des Tages noch genug Zeit für die wirklich schönen Dinge des Lebens übrigbleibt. Die Aussage man hätte keine Zeit für etwas wird damit endgültig zur Ausrede der Vergangenheit.

Zeitmanagement – was ist das überhaupt?

Hinter Zeitmanagement verbirgt sich mehr als ein deutsch-englisches Wortgebilde aus dem modernen Business English. Laut Wikipedia beschreibt der Begriff Folgendes:

Unter Zeitmanagement (auch: Zeitplanung) versteht man im Rahmen des Selbstmanagements alle Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen.

Im Umkehrschluss bedeutet das, dass die von uns eingesetzten Zeitmanagement-Maßnahmen mitverantwortlich dafür sind, wie produktiv wir unseren Alltag verbringen. 

Das wiederum führt uns zu den entscheidenden Fragen: welche Maßnahmen gibt es und wie werden sie richtig angewendet?

Kerninhalte und Maßnahmen des Zeitmanagements

Zunächst lässt sich das Zeitmanagement auf 8 wichtige Maßnahmen herunterbrechen. Diese sind:

1. Die Erstellung von Tagesplänen
2. Das Vermeiden von Ablenkungen
3. Eine klarstrukturierte Aufgabenunterteilung
4. Das Setzen von Prioritäten
5. Die Zeit(-nutzung) immer im Auge behalten
6. Drang zur Perfektion unterbinden und dennoch Fehler vermeiden
7. Aufgaben auf das Wesentliche reduzieren und gegebenenfalls auslagern
8. Den aktuellen Tätigkeitsstand dokumentieren

Für die Verwirklichung der einzelnen Maßnahmen kommen unterschiedliche Techniken zum Einsatz. Für die Erstellung von Tagesplänen gilt beispielsweise die sogenannte ALPEN-Methode als wegweisend.

Sie unterteilt sich in fünf namensgebende Elemente:

• Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
• Länge schätzen
• Pufferzeiten einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrolle

Neben der ALPEN-Methode können jedoch auch andere Techniken für die bessere Organisation des (Arbeits-)Alltags angewendet werden.

Struktur durch Kreativität – geht das überhaupt?

Da jeder Mensch anders geartet ist, kann es gut sein, dass eine Technik, die sich bei dem Einen als besonders effizienzsteigernd herausgestellt hat, sich bei dem Anderen als eher weniger produktiv entpuppt.

Während sich ein durchweg rationaler Mensch womöglich lieber an festen Zahlen und klar strukturierten Abläufen orientiert, arbeitet manch einer lieber auf kreative Weise.

Auch in diesem Fall gibt es spezielle Zeitmanagement-Techniken und Maßnahmen wie zum Beispiel die Anfertigung eines sogenannten Bullet Journal.

Hierbei handelt es sich um eine Art To-Do-Liste, Tagebuch und Terminplaner in einem. Neben seinem Nutzen für ein besseres Selbst- und Zeitmanagement erfüllt das kleine Büchlein bei Bedarf auch weitere Aufgaben. So bietet es ausreichend Platz für spontane Ideen und wird damit zur wertvollen Inspirationsquelle für zukünftige Projekte.

In a Nutshell: Warum wir Zeitmanagement brauchen

Um noch einmal zurück zur Ausgangsfrage zu kommen – Zeitmanagement ist insofern wichtig, als dass es uns dabei hilft, mehr Zeit zu erlangen bzw. die zeitlichen Ressourcen, die uns zur Verfügung stehen, bestmöglich zu nutzen.

Kurz gesagt schafft Zeitmanagement System, wo Chaos ist. Und es verschafft uns Zeit, die vermeintlich nicht da ist. 

Insbesondere Menschen, die mehreren Beschäftigungen nachgehen, sind von chronischem Zeitmangel betroffen. Umso wichtiger ist es für sie, die richtigen Methoden zu kennen und sie entsprechend anwenden zu können. Nur so kann beispielsweise sichergestellt werden, dass die sportliche Betätigung auch im streng regulierten Berufsleben nicht zu kurz kommt.